Verwaltungsassistent/in

Entgeltgruppe 2 · Verwaltungsangestellte/r · 176 Punkte der Stellenbewertung

Dieser Text wurde von einem KI-Assistenten aus dem Englischen übersetzt und noch nicht von Muttersprachlerinnen oder Muttersprachlern geprüft. Zitate aus dem UK GDaD PCF (dem Kompetenzrahmen der britischen Regierung für digitale und datenbezogene Berufe) und aus ESCO bleiben auf Englisch.

Erledigt routinemäßige Verwaltungsaufgaben für ein Team, nach festen Verfahren und unter enger Aufsicht.

Verantwortlichkeiten

Anrufe und E-Mails annehmen, genaue Nachrichten notieren und Anfragen an die richtige Person weiterleiten.
Daten in den Systemen des Teams genau eingeben und aktualisieren.
Dokumente ablegen und einscannen und gemeinsame Ordner in Ordnung halten.
Besprechungen und Räume buchen und Unterlagen versenden.
Büromaterial und Bedarfsartikel im Rahmen fester Verfahren bestellen.

Kompetenzen

Kompetenz	Erwartete Stufe	Was die Stufe bedeutet
BüroverwaltungDiese Referenz	Bewusstsein (1)	Sie können: Bürovorgaben für Ablage, Bestellungen und Dateneingabe befolgen genaue Aufzeichnungen über die eigene Arbeit führen
Digitale BürowerkzeugeDiese Referenz	Anwendung (2)	Sie können: gut formatierte Dokumente und Präsentationen schnell und genau erstellen Tabellenkalkulationen nutzen, um Daten zu sortieren, zu filtern und zusammenzufassen Werkzeuge für Zusammenarbeit nutzen, um gemeinsame Dokumente und Versionen zu verwalten
Bearbeitung von Korrespondenz und AnfragenDiese Referenz	Bewusstsein (1)	Sie können: Anrufe und E-Mails höflich beantworten und genaue Nachrichten notieren Anfragen an die richtige Person weiterleiten
Terminkalender- und BesprechungsmanagementDiese Referenz	Bewusstsein (1)	Sie können: Besprechungen und Räume mit den Werkzeugen der Organisation buchen Einladungen und Unterlagen rechtzeitig versenden
Informationsgovernance und DatenschutzDiese Referenz	Bewusstsein (1)	Sie können: die Regeln der Organisation für den Umgang mit personenbezogenen und Gesundheitsinformationen befolgen eine Datenpanne oder Beinahe-Panne erkennen und melden
Gesundheits- und Pflegedienste verstehenDiese Referenz	Bewusstsein (1)	Sie können: die wichtigsten Teile des Gesundheits- und Pflegesystems und die Dienste beschreiben, die die Organisation unterstützt erklären, warum Patientensicherheit und Vertraulichkeit in Ihrer Arbeit wichtig sind
Gleichstellung, Vielfalt und InklusionDiese Referenz	Bewusstsein (1)	Sie können: Kolleginnen, Kollegen, Patientinnen, Patienten und die Öffentlichkeit mit Würde und Respekt behandeln Richtlinien zu Gleichstellung und Inklusion befolgen

Typische Qualifikationen und Erfahrung

Gute Kenntnisse in Lesen, Schreiben, Rechnen und Tastaturschreiben.

Überblick über Entgeltgruppe 2

Wissen: Kennt die Abläufe und Verfahren des Arbeitsbereichs; verfügt möglicherweise über eine Einstiegsqualifikation.
Eigenständigkeit: Arbeitet nach festen Verfahren, Aufsicht ist verfügbar.
Umfang: Eigene Aufgaben innerhalb eines Teams.
Führung: Kann neuen Mitarbeitenden Routineaufgaben zeigen.
Verantwortung: Qualität und Termintreue der eigenen Routinearbeit.

Stellenbewertung (illustrativ)

Faktor	Stufe	Zusammenfassung der Stufe	Punkte
Kommunikations- und Beziehungskompetenz	3	Gibt Routineinformationen, die Taktgefühl oder Überzeugungskraft erfordern, oder komplexe oder sensible Informationen, oder einfache Schulungen für Gruppen.	21
Wissen, Ausbildung und Erfahrung	2	Eine Reihe von Routineverfahren, durch Schulung am Arbeitsplatz und Einarbeitung erlernt.	36
Analyse- und Urteilsvermögen	2	Urteilt über Sachverhalte oder Situationen, von denen einige Analyse erfordern.	15
Planungs- und Organisationsfähigkeit	1	Organisiert die eigene tägliche Arbeit.	6
Körperliche Fertigkeiten	3	Entwickelte Fertigkeiten, die Schnelligkeit oder Genauigkeit erfordern, etwa fortgeschrittene Tastaturnutzung.	27
Verantwortung für die Versorgung von Patientinnen, Patienten und Klientel	1	Unterstützt Patientinnen, Patienten, Klientel oder Angehörige bei gelegentlichem Kontakt.	4
Verantwortung für Richtlinien und Dienstentwicklung	1	Befolgt von anderen festgelegte Richtlinien; kann Änderungen kommentieren.	5
Verantwortung für finanzielle und materielle Ressourcen	1	Trägt persönlich Sorge für Ausrüstung und Ressourcen, die in der eigenen Arbeit genutzt werden.	5
Verantwortung für Menschen	1	Zeigt neuen oder weniger erfahrenen Kolleginnen und Kollegen die eigenen Arbeitsabläufe.	5
Verantwortung für Informationsressourcen	2	Gibt Daten ein oder speichert Daten, die andere zusammengestellt haben, oder schreibt gelegentlich Berichte oder Abfragen.	9
Verantwortung für Forschung und Entwicklung	1	Führt Erhebungen oder Audits für die eigene Arbeit durch; beteiligt sich gelegentlich an Forschung oder Tests.	5
Handlungsfreiheit	2	Folgt Standardverfahren und Präzedenzfällen; in der Regel ist jemand zur Beratung verfügbar; die Arbeit kann überprüft werden.	12
Körperliche Anstrengung	2	Regelmäßig Sitzen oder Stehen in eingeschränkter Haltung oder gelegentlich leichte bis mäßige Anstrengung.	7
Geistige Anstrengung	2	Regelmäßig Konzentration auf vorhersehbare Arbeit oder gelegentlich Konzentration auf unvorhersehbare Arbeit.	7
Emotionale Anstrengung	1	Seltene Konfrontation oder gelegentlich indirekte Konfrontation mit belastenden Umständen.	5
Arbeitsbedingungen	2	Gelegentlich unangenehme Bedingungen, regelmäßig Reisen oder Arbeit im Freien oder nahezu ununterbrochene Bildschirmarbeit an den meisten Tagen.	7
Gesamt (Entgeltgruppe 2: 161 bis 215)			176

Die körperlichen Fertigkeiten werden auf Stufe 3 bewertet, für fortgeschrittene Tastaturfertigkeit mit Schnelligkeit und Genauigkeit beim Tippen und bei der Dateneingabe.