HR-assistent

Band 3 · Personalhandläggare · 229 poäng i arbetsvärdering

Den här texten har översatts från engelska av en AI-assistent och har ännu inte granskats av en modersmålstalare. Citat från ramverket för digitala och datarelaterade yrkesroller i Storbritanniens regering (UK GDaD PCF) och från ESCO står kvar på engelska.

Ger korrekt administrativt stöd genom hela anställningens livscykel och arbetar enligt fastställda rutiner och servicestandarder med en HR-handläggare eller rådgivare i närheten.

Ansvar

Förbereda avtal, erbjudandebrev och ändringsbrev utifrån standardmallar.
Registrera nyanställda, ändringar och avslutade anställningar i HR- och lönesystemet före tidsfrister för lönekörning.
Besvara rutinfrågor från personal och chefer per telefon, mejl och HR-helpdesken.
Föra anteckningar vid formella möten, såsom möten om frånvaro och klagomål, och hålla ärendeakter i ordning.
Hålla personalakter och register konfidentiella, korrekta och i linje med gallringsregler.

Färdigheter

Färdighet	Förväntad nivå	Vad den här nivån innebär
HR-administrationDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: upprätta anställningsavtal, ändringsbrev och anställningskontroller korrekt bearbeta ändringar i HR- och lönesystemet inom tidsfrister besvara rutinfrågor från chefer och personal om HR-processer
Arbetsrätt och personalpolicyDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: förklara de viktigaste personalpolicyerna och var de finns känna igen när en fråga behöver råd från en HR-rådgivare
ArbetsrelationsärendenDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: förklara huvudstegen i förfaranden för uppförande, kapacitet, klagomål och närvaro föra korrekta anteckningar vid formella möten och hålla ärendejournaler konfidentiella
Personalinformation och HR-systemDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: mata in personaldata korrekt i HR-systemet förklara varför personaldata måste vara korrekta och hållas konfidentiella
Informationsstyrning och dataskyddDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: tillämpa dataskyddsprinciperna i ditt arbete bidra till konsekvensbedömningar avseende dataskydd hantera informationsbegäranden och journaler korrekt
Communicating informationUK GDaD PCF	Medvetenhet (1)	You can: listen to the needs of design and business stakeholders and interpret information take part in discussions within a multidisciplinary team
Likabehandling, mångfald och inkluderingDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: behandla kollegor, patienter och allmänheten med värdighet och respekt följa policyer för likabehandling och inkludering

Typiska kvalifikationer och erfarenhet

En kvalifikation på nivå 2 eller 3, en lärlingsutbildning inom administration eller motsvarande erfarenhet.
Erfarenhet av noggrant administrativt arbete med konfidentiell information.

Beskrivning av band 3

Kunskap: Kunskap om en rad förfaranden, vissa som inte är rutin; vanligen en kvalifikation på nivå 3 eller motsvarande erfarenhet.
Självständighet: Arbetar inom förfaranden; bestämmer hur det egna arbetet organiseras; lyfter problem uppåt.
Omfattning: Eget arbete och vissa uppgifter för det bredare teamet.
Ledarskap: Kan fördela rutinarbete eller lära andra förfaranden.
Ansvarighet: Korrekthet i det egna arbetet och i de register som förs.

Arbetsvärdering (exempel)

Faktor	Nivå	Sammanfattning av nivån	Poäng
Kommunikations- och relationsfärdigheter	3	Ger rutinmässig information som kräver takt eller övertalning, eller komplex eller känslig information, eller enkel utbildning för grupper.	21
Kunskap, utbildning och erfarenhet	3	En rad förfaranden, vissa som inte är rutin, som kräver grundläggande teori (till exempel en kvalifikation på nivå 3 eller motsvarande erfarenhet).	60
Analytiska färdigheter och omdöme	2	Bedömningar av fakta eller situationer, där vissa kräver analys.	15
Planerings- och organisationsförmåga	2	Planerar okomplicerade uppgifter eller aktiviteter, vissa pågående.	15
Fysiska färdigheter	3	Utvecklade färdigheter som kräver snabbhet eller noggrannhet, såsom avancerad tangentbordsanvändning.	27
Ansvar för patient- och klientvård	1	Hjälper patienter, klienter eller anhöriga vid tillfällig kontakt.	4
Ansvar för policy- och tjänsteutveckling	1	Följer policyer som andra har fastställt; kan lämna synpunkter på förändringar.	5
Ansvar för ekonomiska och fysiska resurser	1	Tar personligt hand om utrustning och resurser som används i det egna arbetet.	5
Ansvar för människor	2	Handleder eller samordnar personal i det dagliga arbetet, utbildar andra regelbundet eller ger grundläggande HR-råd.	12
Ansvar för informationsresurser	3	För formella protokoll, skriver regelbundet rapporter eller frågor eller underhåller informationssystem som en betydande uppgift.	16
Ansvar för forskning och utveckling	1	Genomför enkäter eller revisioner för det egna arbetet; deltar ibland i forskning eller testning.	5
Handlingsfrihet	2	Följer standardförfaranden och prejudikat; någon finns vanligen tillgänglig att fråga; arbetet kan kontrolleras.	12
Fysisk ansträngning	2	Sitter eller står ofta i en begränsad position, eller gör tillfälligt lätta till måttliga ansträngningar.	7
Mental ansträngning	2	Ofta koncentration på förutsägbart arbete, eller tillfällig koncentration på oförutsägbart arbete.	7
Känslomässig ansträngning	2	Tillfällig exponering, eller frekvent indirekt exponering, för påfrestande omständigheter.	11
Arbetsförhållanden	2	Tillfälliga obehagliga förhållanden, frekventa resor eller utomhusarbete, eller nästan oavbruten skärmanvändning de flesta dagar.	7
Summa (band 3: 216 till 270)			229

Människor är nivå 2 eftersom arbetet ger grundläggande HR-information och råd till personal och chefer; känslomässig ansträngning är nivå 2 för indirekt exponering för plågsamt ärendematerial vid anteckningar och arkivering av ärenden.