Responsable du secrétariat de direction
Bande 6 · Assistant de direction · 423 points d'évaluation de l'emploi
Ce texte a été traduit de l'anglais par un assistant d'intelligence artificielle et n'a pas encore été relu par un locuteur natif. Les citations du référentiel des compétences de la profession numérique et données du gouvernement britannique (UK GDaD PCF) et d'ESCO restent en anglais.
Gère le bureau de direction, son personnel et son cycle de travail, et veille à ce que l'équipe de direction et le conseil d'administration soient bien soutenus.
Responsabilités
- Gérer l'équipe du bureau de direction, en fixant les priorités et en soutenant son développement.
- Planifier le cycle de travail de l'équipe de direction, y compris les programmes de travail prévisionnels et les documents.
- Veiller à ce que les notes, les documents et le courrier soient exacts, ponctuels et pertinents.
- Coordonner la réponse de la direction aux sujets urgents, comme les incidents graves et les enquêtes.
- Gérer le budget et les systèmes du bureau de direction.
- Améliorer les processus et les outils du bureau de direction.
Compétences
| Compétence | Niveau attendu | Ce que signifie ce niveau |
|---|---|---|
| Gestion des agendas et des réunions | Expert (4) | Vous pouvez :
|
| Gestion du courrier et des demandes | Expert (4) | Vous pouvez :
|
| Rédaction de procès-verbaux et comptes rendus de réunions | Confirmé (3) | Vous pouvez :
|
| Gouvernance d'entreprise et conformité | Pratique (2) | Vous pouvez :
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| Management des personnes | Confirmé (3) | Vous pouvez :
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| Gestion budgétaire | Pratique (2) | Vous pouvez :
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| Stakeholder relationship management | Confirmé (3) | You can:
|
| Planning | Confirmé (3) | You can:
|
Qualifications et expérience habituelles
- Une solide expérience du soutien de direction et de la gestion de bureau, d'un niveau équivalent à une licence.
Description de la bande 6
- Connaissances
- Connaissances spécialisées sur diverses procédures, acquises par une formation complémentaire ou l'expérience.
- Autonomie
- Travaille en autonomie ; interprète la politique pour son domaine ; demande conseil sur les questions complexes.
- Périmètre
- Un produit, un service ou un chantier.
- Leadership
- Peut diriger une petite équipe ou accompagner ses collègues.
- Responsabilité
- Les résultats de son chantier et la qualité des conseils donnés.
Évaluation de l'emploi (illustrative)
| Facteur | Niveau | Résumé du niveau | Points |
|---|---|---|---|
| Compétences de communication et relationnelles | 5 | Donne des informations très complexes ou conflictuelles demandant des compétences développées de persuasion et de négociation, fait des présentations devant de grands groupes, ou communique malgré d'importants obstacles à l'acceptation. | 45 |
| Connaissances, formation et expérience | 5 | Une expertise dans une spécialité, fondée sur la théorie ou l'expérience pratique (niveau licence ou équivalent). | 120 |
| Compétences d'analyse et de jugement | 4 | Jugements sur des faits ou des situations complexes demandant analyse, interprétation et comparaison d'options. | 42 |
| Compétences de planification et d'organisation | 4 | Planifie un large éventail d'activités ou de stratégies complexes et les ajuste si nécessaire. | 42 |
| Compétences physiques | 3 | Compétences développées demandant rapidité ou précision, comme l'usage avancé du clavier. | 27 |
| Responsabilité de la prise en charge des patients et des usagers | 1 | Aide les patients, les usagers ou leurs proches lors de contacts occasionnels. | 4 |
| Responsabilité de l'élaboration des politiques et des services | 3 | Met en œuvre les politiques dans son domaine et propose des changements qui touchent d'autres domaines. | 21 |
| Responsabilité des ressources financières et matérielles | 3 | Autorise des paiements, achète certains actifs ou fournitures, suit ou détient un budget délégué, ou entretient des actifs. | 21 |
| Responsabilité des personnes | 3 | Gère un groupe de personnes au quotidien, dispense une formation de base ou spécialisée, ou donne des conseils RH essentiels. | 21 |
| Responsabilité des ressources d'information | 3 | Rédige des procès-verbaux formels, rédige régulièrement des rapports ou des requêtes, ou maintient des systèmes d'information comme tâche importante. | 16 |
| Responsabilité de la recherche et du développement | 1 | Réalise des enquêtes ou des audits pour son propre travail ; participe occasionnellement à des recherches ou à des tests. | 5 |
| Liberté d'action | 4 | Les résultats sont définis, mais le titulaire décide comment les atteindre, dans le cadre d'une politique générale. | 32 |
| Effort physique | 1 | Position assise, debout et marche, avec peu d'effort physique. | 3 |
| Effort mental | 3 | Concentration fréquente sur un travail imprévisible, ou concentration prolongée occasionnelle. | 12 |
| Effort émotionnel | 1 | Exposition rare, ou exposition indirecte occasionnelle, à des situations pénibles. | 5 |
| Conditions de travail | 2 | Conditions désagréables occasionnelles, déplacements ou travail en extérieur fréquents, ou usage quasi continu d'écrans la plupart des jours. | 7 |
| Total (bande 6 : de 396 à 465) | 423 | ||
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