Chefsassistent

Band 4 · Ledningsassistent · 307 poäng i arbetsvärdering

Den här texten har översatts från engelska av en AI-assistent och har ännu inte granskats av en modersmålstalare. Citat från ramverket för digitala och datarelaterade yrkesroller i Storbritanniens regering (UK GDaD PCF) och från ESCO står kvar på engelska.

Ger en direktör eller senior ledare chefsstöd och förvaltar deras kalender, korrespondens och möten.

Ansvar

Förvalta en senior ledares kalender, sätta prioriteringar och lösa krockar.
Hantera korrespondens, utkasta svar och sköta rutinfrågor å ledarens vägnar.
Förbereda underlag, presentationer och genomgångar inför möten.
Föra protokoll och följa upp åtgärder för ledarens möten.
Vara första kontaktpunkt för ledarens kansli med takt och diskretion.
Ordna resor, evenemang och besök.

Färdigheter

Färdighet	Förväntad nivå	Vad den här nivån innebär
Kalender- och mötesadministrationDen här referensen	Erfaren (3)	Du kan: hantera en senior ledares kalender och sätta prioriteringar tillsammans med hen avgöra vad som kräver ledarens tid och vad andra kan hantera planera det årliga mötesschemat för en styrelse eller ledningsgrupp
Hantering av korrespondens och förfrågningarDen här referensen	Erfaren (3)	Du kan: hantera korrespondens för en senior ledare, inklusive känsliga brev och klagomålsbrev utkasta svar som kräver takt, korrekthet och omdöme se till att svar uppfyller tidsfrister
Protokollföring och mötesjournalerDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: skriva korrekta, koncisa protokoll och åtgärdslistor för rutinmöten följa upp åtgärder med deras ägare
KontorsadministrationDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: driva en rad administrativa processer för ett team med liten handledning upptäcka och rätta fel i register och data föreslå enklare arbetssätt
Digitala kontorsverktygDen här referensen	Erfaren (3)	Du kan: bygga mallar, uppföljare och enkla automatiserade arbetsflöden göra dokument tillgängliga för alla hjälpa kollegor att få ut mesta möjliga av kontorsverktygen
Informationsstyrning och dataskyddDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: tillämpa dataskyddsprinciperna i ditt arbete bidra till konsekvensbedömningar avseende dataskydd hantera informationsbegäranden och journaler korrekt
Communicating informationUK GDaD PCF	Tillämpande (2)	You can: listen to the needs of design and business stakeholders and interpret information take part in discussions within a multidisciplinary team be an advocate for the team externally, and can manage differing perspectives shape and share communications relevant to the audience

Typiska kvalifikationer och erfarenhet

Betydande erfarenhet av administrativt stöd till seniora medarbetare, på en nivå motsvarande en högskoleexamen på grundnivå.

Beskrivning av band 4

Kunskap: Detaljerad kunskap om arbetsområdet, vanligen genom en kortare högskoleutbildning, lärlingsutbildning eller motsvarande erfarenhet.
Självständighet: Arbetar inom riktlinjer; löser de flesta vardagliga problem; chefen finns tillgänglig för råd.
Omfattning: Eget arbete och en definierad tjänst eller process.
Ledarskap: Kan leda ett litet team eller samordna andras arbete.
Ansvarighet: Leverans av en definierad tjänst eller process.

Arbetsvärdering (exempel)

Faktor	Nivå	Sammanfattning av nivån	Poäng
Kommunikations- och relationsfärdigheter	4	Ger komplex, känslig eller omstridd information som kräver övertalnings-, förhandlings- eller utbildningsförmåga, eller mycket komplex information.	32
Kunskap, utbildning och erfarenhet	4	En rad förfaranden, mestadels icke-rutin, som kräver teori på mellannivå (till exempel en kortare högskoleutbildning eller motsvarande erfarenhet).	88
Analytiska färdigheter och omdöme	3	Bedömningar av en rad fakta eller situationer som kräver analys eller jämförelse av alternativ.	27
Planerings- och organisationsförmåga	3	Planerar flera komplexa aktiviteter och justerar planerna vid behov.	27
Fysiska färdigheter	3	Utvecklade färdigheter som kräver snabbhet eller noggrannhet, såsom avancerad tangentbordsanvändning.	27
Ansvar för patient- och klientvård	1	Hjälper patienter, klienter eller anhöriga vid tillfällig kontakt.	4
Ansvar för policy- och tjänsteutveckling	2	Genomför policyer för det egna området och föreslår förändringar av dess praxis.	12
Ansvar för ekonomiska och fysiska resurser	2	Hanterar kontanter eller värdesaker, tar hand om utrustning som används av andra, kontrollerar lager eller attesterar små betalningar.	12
Ansvar för människor	1	Visar nya eller mindre erfarna kollegor hur man utför det egna arbetet.	5
Ansvar för informationsresurser	3	För formella protokoll, skriver regelbundet rapporter eller frågor eller underhåller informationssystem som en betydande uppgift.	16
Ansvar för forskning och utveckling	1	Genomför enkäter eller revisioner för det egna arbetet; deltar ibland i forskning eller testning.	5
Handlingsfrihet	3	Följer definierade policyer och förfaranden; arbetet styrs snarare än handleds.	21
Fysisk ansträngning	2	Sitter eller står ofta i en begränsad position, eller gör tillfälligt lätta till måttliga ansträngningar.	7
Mental ansträngning	3	Ofta koncentration på oförutsägbart arbete, eller tillfällig långvarig koncentration.	12
Känslomässig ansträngning	1	Sällsynt exponering, eller tillfällig indirekt exponering, för påfrestande omständigheter.	5
Arbetsförhållanden	2	Tillfälliga obehagliga förhållanden, frekventa resor eller utomhusarbete, eller nästan oavbruten skärmanvändning de flesta dagar.	7
Summa (band 4: 271 till 325)			307

Kommunikation poängsätts på nivå 4 eftersom arbetet regelbundet hanterar känsliga frågor som kräver takt och övertygelse gentemot seniora interna och externa kontakter.