Assistente de direção

Faixa 4 · Assistente de direção · 307 pontos de avaliação de funções

Esta tradução foi feita a partir do inglês por um assistente de IA e ainda não foi revisada por um falante nativo. As citações do UK GDaD PCF (Quadro de Competências Digitais e de Dados do Governo do Reino Unido) e do ESCO mantêm-se em inglês.

Presta apoio executivo a uma direção ou liderança sênior, gerindo sua agenda, sua correspondência e suas reuniões.

Responsabilidades

Gerir a agenda de uma liderança sênior, definindo prioridades e resolvendo conflitos.
Tratar a correspondência, redigindo respostas e cuidando de assuntos rotineiros em nome da liderança.
Preparar documentos, apresentações e informes para reuniões.
Redigir atas e acompanhar as ações das reuniões da liderança.
Atuar como primeiro ponto de contato do gabinete da liderança, com tato e discrição.
Organizar viagens, eventos e visitas.

Competências

Competência	Nível esperado	O que este nível significa
Gestão de agenda e de reuniõesEsta referência	Domínio (3)	Você pode: gerir a agenda de uma liderança sênior, definindo prioridades com ela decidir o que exige o tempo dessa liderança e o que outras pessoas podem resolver planejar o ciclo anual de reuniões de um conselho ou de uma equipe de liderança
Tratamento de correspondência e de consultasEsta referência	Domínio (3)	Você pode: gerir a correspondência de uma liderança sênior, inclusive cartas sensíveis e de reclamação redigir respostas que exigem tato, exatidão e discernimento garantir que as respostas cumpram os prazos
Elaboração de atas e registros de reuniõesEsta referência	Aplicação (2)	Você pode: redigir atas e registros de ações exatos e concisos para reuniões rotineiras acompanhar as ações com seus responsáveis
Administração de escritórioEsta referência	Aplicação (2)	Você pode: conduzir diversos processos administrativos de uma equipe com pouca supervisão identificar e corrigir erros em registros e dados sugerir formas mais simples de trabalhar
Ferramentas digitais de escritórioEsta referência	Domínio (3)	Você pode: construir modelos, painéis de acompanhamento e fluxos de trabalho automatizados simples tornar os documentos acessíveis a todas as pessoas ajudar colegas a aproveitar ao máximo as ferramentas de escritório
Governança da informação e proteção de dadosEsta referência	Aplicação (2)	Você pode: aplicar os princípios de proteção de dados ao seu trabalho contribuir para avaliações de impacto sobre a proteção de dados tratar corretamente pedidos de informações e registros
Communicating informationUK GDaD PCF	Aplicação (2)	You can: listen to the needs of design and business stakeholders and interpret information take part in discussions within a multidisciplinary team be an advocate for the team externally, and can manage differing perspectives shape and share communications relevant to the audience

Qualificações e experiência habituais

Experiência substancial em apoio administrativo a pessoas sêniores, em nível equivalente ao de curso tecnológico.

Descrição da Faixa 4

Conhecimentos: Conhecimento detalhado da área de trabalho, em geral adquirido em curso tecnológico, aprendizagem profissional ou experiência equivalente.
Autonomia: Trabalha dentro de diretrizes; resolve a maioria dos problemas do dia a dia; a chefia está disponível para aconselhar.
Âmbito: O próprio trabalho e um serviço ou processo definido.
Liderança: Pode supervisionar uma equipe pequena ou coordenar o trabalho de outras pessoas.
Responsabilização: Entrega de um serviço ou processo definido.

Avaliação de funções (ilustrativa)

Fator	Nível	Resumo do nível	Pontos
Habilidades de comunicação e de relacionamento	4	Transmite informações complexas, sensíveis ou controversas que exigem persuasão, negociação ou habilidades de treinamento, ou informações muito complexas.	32
Conhecimentos, formação e experiência	4	Diversos procedimentos, na maioria não rotineiros, que exigem teoria intermediária (por exemplo, curso tecnológico ou experiência equivalente).	88
Habilidades analíticas e de julgamento	3	Julgamentos sobre uma série de fatos ou situações que exigem análise ou comparação de opções.	27
Habilidades de planejamento e de organização	3	Planeja várias atividades complexas, ajustando os planos conforme necessário.	27
Habilidades físicas	3	Habilidades desenvolvidas que exigem rapidez ou precisão, como o uso avançado do teclado.	27
Responsabilidade pelo cuidado de pacientes e clientes	1	Ajuda pacientes, clientes ou familiares em contatos eventuais.	4
Responsabilidade pela política e pelo desenvolvimento de serviços	2	Implementa políticas da própria área e propõe mudanças em suas práticas.	12
Responsabilidade por recursos financeiros e físicos	2	Manuseia dinheiro ou objetos de valor, cuida de equipamentos usados por outras pessoas, controla estoques ou autoriza pequenos pagamentos.	12
Responsabilidade por pessoas	1	Mostra as próprias rotinas de trabalho a colegas novos ou menos experientes.	5
Responsabilidade por recursos de informação	3	Redige atas formais, redige relatórios ou consultas com regularidade, ou mantém sistemas de informação como atribuição significativa.	16
Responsabilidade por pesquisa e desenvolvimento	1	Realiza levantamentos ou auditorias para o próprio trabalho; participa ocasionalmente de pesquisas ou testes.	5
Liberdade de ação	3	Segue políticas e procedimentos definidos; o trabalho é gerenciado, e não supervisionado.	21
Esforço físico	2	Ficar sentado ou em pé com frequência em posição restrita, ou esforço leve a moderado ocasional.	7
Esforço mental	3	Concentração frequente em trabalho imprevisível, ou concentração prolongada ocasional.	12
Esforço emocional	1	Exposição rara, ou exposição indireta ocasional, a circunstâncias aflitivas.	5
Condições de trabalho	2	Condições desagradáveis ocasionais, viagens frequentes ou trabalho ao ar livre, ou uso quase contínuo de tela na maioria dos dias.	7
Total (Faixa 4: 271 a 325)			307

A comunicação é pontuada no nível 4 porque a função trata regularmente assuntos sensíveis que exigem tato e persuasão com contatos internos e externos sêniores.