Senior directiesecretaris

Band 5 · Directiesecretaris · 346 punten van de functiewaardering

Deze tekst is door een AI-assistent uit het Engels vertaald en is nog niet beoordeeld door een moedertaalspreker. Citaten uit het UK GDaD PCF (het kader voor digitale en datagerelateerde beroepen van de Britse overheid) en uit ESCO blijven in het Engels.

Biedt directieondersteuning aan de bestuursvoorzitter, de voorzitter of een directeur en coördineert de zaken van hun kantoor.

Verantwoordelijkheden

De agenda en prioriteiten van de bestuursvoorzitter of een directeur beheren.
Gevoelige correspondentie afhandelen, inclusief klachten en vragen van partners en toezichthouders.
Vergaderingen van het directieteam, stukken en actielijsten coördineren.
Formele notulen maken voor vergaderingen van de directie en commissies.
Toezeggingen en deadlines over het directiekantoor heen volgen en de voortgang bewaken.
Toezicht houden op andere assistenten en vervanging regelen binnen het directiekantoor.

Vaardigheden

Vaardigheid	Verwacht niveau	Wat het niveau betekent
Agenda- en vergaderbeheerDeze referentie	Ervaren (3)	U kunt: de agenda van een senior leider beheren en samen met hem prioriteiten stellen beslissen wat zijn tijd nodig heeft en wat anderen kunnen afhandelen de jaarlijkse cyclus van vergaderingen voor een bestuur of leiderschapsteam plannen
Afhandelen van correspondentie en vragenDeze referentie	Ervaren (3)	U kunt: correspondentie voor een senior leider beheren, inclusief gevoelige brieven en klachtenbrieven antwoorden opstellen die tact, nauwkeurigheid en oordeel vragen zorgen dat antwoorden deadlines halen
Notuleren en vastleggen van vergaderingenDeze referentie	Ervaren (3)	U kunt: formele notulen maken van vergaderingen van het bestuur en commissies, ook van complexe of omstreden besprekingen formele registraties van vergaderingen bijhouden die audits en onderzoeken doorstaan voorzitters adviseren over wat de registratie moet tonen
Digitale kantoorinstrumentenDeze referentie	Ervaren (3)	U kunt: sjablonen, overzichten en eenvoudige geautomatiseerde werkstromen bouwen documenten voor iedereen toegankelijk maken collega’s helpen het meeste uit kantoorinstrumenten te halen
Corporate governance en nalevingDeze referentie	Toepassend (2)	U kunt: vergaderingen van commissies, stukken en notulen ondersteunen governanceregisters actueel houden
Informatiebeheer en gegevensbeschermingDeze referentie	Toepassend (2)	U kunt: beginselen van gegevensbescherming toepassen op uw werk bijdragen aan beoordelingen van gevolgen voor gegevensbescherming verzoeken om informatie en dossiers juist afhandelen
Communicating informationUK GDaD PCF	Ervaren (3)	You can: work collaboratively in a group and build relationships with others identify issues through Agile 'health checks' and work with others to address them manage stakeholder expectations be flexible and capable of proactive and reactive communication host or moderate difficult discussions within the team or with senior stakeholders
Stakeholder relationship managementUK GDaD PCF	Toepassend (2)	You can: identify important stakeholders and communicate with them clearly and regularly tailor communication to stakeholders' needs and work with them to build relationships while meeting user needs build and reach consensus with stakeholders work to improve stakeholder relationships using evidence to explain decisions

Typische kwalificaties en ervaring

Uitgebreide ervaring met directieondersteuning, op een niveau gelijkwaardig aan een bachelor.

Overzicht van Band 5

Kennis: Professionele of technische kennis, doorgaans uit een bachelor of gelijkwaardige ervaring.
Zelfstandigheid: Werkt naar brede doelen binnen professionele normen; plant het eigen werk.
Reikwijdte: Eigen professioneel werk binnen een team of product.
Leiderschap: Kan het werk van ondersteunend personeel en leerlingen begeleiden en controleren.
Verantwoording: Kwaliteit van het eigen professionele werk.

Functiewaardering (illustratief)

Factor	Niveau	Samenvatting van het niveau	Punten
Communicatie- en relatievaardigheden	4	Geeft complexe, gevoelige of omstreden informatie die overtuigings-, onderhandelings- of trainingsvaardigheden vraagt, of zeer complexe informatie.	32
Kennis, opleiding en ervaring	5	Deskundigheid in een specialisme, ondersteund door theorie of praktijkervaring (bachelorniveau of gelijkwaardig).	120
Analytische en oordeelsvaardigheden	3	Oordelen over een reeks feiten of situaties die analyse of vergelijking van opties vragen.	27
Plannings- en organisatievaardigheden	3	Plant meerdere complexe activiteiten en past plannen waar nodig aan.	27
Lichamelijke vaardigheden	3	Ontwikkelde vaardigheden die snelheid of nauwkeurigheid vragen, zoals gevorderd toetsenbordgebruik.	27
Verantwoordelijkheid voor de zorg voor patiënten en cliënten	1	Helpt patiënten, cliënten of familieleden bij incidenteel contact.	4
Verantwoordelijkheid voor beleid en dienstontwikkeling	2	Voert beleid uit voor het eigen gebied en stelt wijzigingen in de werkwijze ervan voor.	12
Verantwoordelijkheid voor financiële en materiële middelen	2	Behandelt contant geld of kostbaarheden, beheert apparatuur die anderen gebruiken, beheert voorraad of autoriseert kleine betalingen.	12
Verantwoordelijkheid voor mensen	2	Houdt dagelijks toezicht op personeel of coördineert het, traint anderen regelmatig of geeft basaal HR-advies.	12
Verantwoordelijkheid voor informatiebronnen	3	Maakt formele notulen, schrijft regelmatig rapporten of query’s, of onderhoudt informatiesystemen als belangrijke taak.	16
Verantwoordelijkheid voor onderzoek en ontwikkeling	1	Voert enquêtes of audits uit voor het eigen werk; neemt af en toe deel aan onderzoek of testen.	5
Handelingsvrijheid	3	Volgt omschreven beleid en procedures; het werk wordt aangestuurd en niet onder toezicht uitgevoerd.	21
Lichamelijke inspanning	2	Regelmatig zitten of staan in een beperkte houding, of af en toe lichte tot matige inspanning.	7
Geestelijke inspanning	3	Regelmatig concentratie op onvoorspelbaar werk, of af en toe langdurige concentratie.	12
Emotionele inspanning	1	Zeldzame blootstelling, of af en toe indirecte blootstelling, aan schokkende omstandigheden.	5
Werkomstandigheden	2	Af en toe onaangename omstandigheden, regelmatig reizen of buitenwerk, of bijna continu beeldschermgebruik op de meeste dagen.	7
Totaal (Band 5: 326 tot 395)			346