Manager directiekantoor

Band 6 · Directiesecretaris · 423 punten van de functiewaardering

Deze tekst is door een AI-assistent uit het Engels vertaald en is nog niet beoordeeld door een moedertaalspreker. Citaten uit het UK GDaD PCF (het kader voor digitale en datagerelateerde beroepen van de Britse overheid) en uit ESCO blijven in het Engels.

Beheert het directiekantoor, zijn personeel en zijn bedrijfscyclus en zorgt dat het directieteam en het bestuur goed worden ondersteund.

Verantwoordelijkheden

Het team van het directiekantoor aansturen, prioriteiten stellen en hun ontwikkeling ondersteunen.
De bedrijfscyclus voor het directieteam plannen, inclusief vooruitplannen en stukken.
Zorgen dat briefings, stukken en correspondentie nauwkeurig, tijdig en goed afgewogen zijn.
De reactie van de directie op dringende zaken coördineren, zoals ernstige incidenten en vragen.
Het budget en de systemen van het directiekantoor beheren.
Processen en instrumenten van het directiekantoor verbeteren.

Vaardigheden

Vaardigheid	Verwacht niveau	Wat het niveau betekent
Agenda- en vergaderbeheerDeze referentie	Expert (4)	U kunt: de bedrijfscyclus voor een directieteam uitvoeren zorgen dat de tijd van senior leiders is gericht op de prioriteiten van de organisatie
Afhandelen van correspondentie en vragenDeze referentie	Expert (4)	U kunt: het proces en de normen voor correspondentie van de directie vaststellen de gevoeligste correspondentie afhandelen, ook met toezichthouders, partners en de media
Notuleren en vastleggen van vergaderingenDeze referentie	Ervaren (3)	U kunt: formele notulen maken van vergaderingen van het bestuur en commissies, ook van complexe of omstreden besprekingen formele registraties van vergaderingen bijhouden die audits en onderzoeken doorstaan voorzitters adviseren over wat de registratie moet tonen
Corporate governance en nalevingDeze referentie	Toepassend (2)	U kunt: vergaderingen van commissies, stukken en notulen ondersteunen governanceregisters actueel houden
Mensen leidenDeze referentie	Ervaren (3)	U kunt: hiërarchisch leiding geven aan een team, doelen stellen en beoordelingsgesprekken voeren welzijn ondersteunen en verzuim, prestaties en gedrag beheren de ontwikkeling en opvolging van het team plannen
BudgetbeheerDeze referentie	Toepassend (2)	U kunt: uitgaven tegen een klein budget volgen en afwijkingen melden uitgaven binnen uw grens autoriseren
Stakeholder relationship managementUK GDaD PCF	Ervaren (3)	You can: work with the team to develop and maintain an understanding of stakeholders work with the team to develop and implement stakeholder communications strategies identify and resolve issues, influence stakeholders and manage relationships effectively build long-term strategic relationships and communicate clearly and regularly with stakeholders
PlanningUK GDaD PCF	Ervaren (3)	You can: understand the environment and prioritise the most important or high value tasks use data to inform planning manage complex internal and external dependencies provide delivery confidence remove blockers or impediments that affect plans and can develop a plan for difficult situations ensure that teams plan appropriately for their capacity

Typische kwalificaties en ervaring

Uitgebreide ervaring met directieondersteuning en kantoorbeheer, op een niveau gelijkwaardig aan een bachelor.

Overzicht van Band 6

Kennis: Specialistische kennis over een reeks procedures, opgebouwd door verdere opleiding of ervaring.
Zelfstandigheid: Werkt zelfstandig; vertaalt beleid voor het eigen gebied; vraagt advies bij complexe kwesties.
Reikwijdte: Een product, dienst of werkstroom.
Leiderschap: Kan een klein team leiden of collega’s begeleiden.
Verantwoording: Uitkomsten van de eigen werkstroom en kwaliteit van het gegeven advies.

Functiewaardering (illustratief)

Factor	Niveau	Samenvatting van het niveau	Punten
Communicatie- en relatievaardigheden	5	Geeft zeer complexe of omstreden informatie die ontwikkelde overtuigings- en onderhandelingsvaardigheden vraagt, presenteert voor grote groepen, of communiceert waar aanzienlijke belemmeringen voor aanvaarding bestaan.	45
Kennis, opleiding en ervaring	5	Deskundigheid in een specialisme, ondersteund door theorie of praktijkervaring (bachelorniveau of gelijkwaardig).	120
Analytische en oordeelsvaardigheden	4	Oordelen over complexe feiten of situaties die analyse, interpretatie en vergelijking van opties vragen.	42
Plannings- en organisatievaardigheden	4	Plant een brede reeks complexe activiteiten of strategieën en past ze waar nodig aan.	42
Lichamelijke vaardigheden	3	Ontwikkelde vaardigheden die snelheid of nauwkeurigheid vragen, zoals gevorderd toetsenbordgebruik.	27
Verantwoordelijkheid voor de zorg voor patiënten en cliënten	1	Helpt patiënten, cliënten of familieleden bij incidenteel contact.	4
Verantwoordelijkheid voor beleid en dienstontwikkeling	3	Voert beleid uit voor het eigen gebied en stelt wijzigingen voor die andere gebieden raken.	21
Verantwoordelijkheid voor financiële en materiële middelen	3	Autoriseert betalingen, koopt enkele bezittingen of benodigdheden, bewaakt of beheert een gedelegeerd budget, of onderhoudt bezittingen.	21
Verantwoordelijkheid voor mensen	3	Leidt dagelijks een groep personeel, geeft kerntraining of gespecialiseerde training, of geeft HR-advies op kerngebieden.	21
Verantwoordelijkheid voor informatiebronnen	3	Maakt formele notulen, schrijft regelmatig rapporten of query’s, of onderhoudt informatiesystemen als belangrijke taak.	16
Verantwoordelijkheid voor onderzoek en ontwikkeling	1	Voert enquêtes of audits uit voor het eigen werk; neemt af en toe deel aan onderzoek of testen.	5
Handelingsvrijheid	4	Resultaten zijn omschreven, maar de functiehouder bepaalt hoe ze worden bereikt, binnen breed beleid.	32
Lichamelijke inspanning	1	Zitten, staan en lopen, met weinig lichamelijke inspanning.	3
Geestelijke inspanning	3	Regelmatig concentratie op onvoorspelbaar werk, of af en toe langdurige concentratie.	12
Emotionele inspanning	1	Zeldzame blootstelling, of af en toe indirecte blootstelling, aan schokkende omstandigheden.	5
Werkomstandigheden	2	Af en toe onaangename omstandigheden, regelmatig reizen of buitenwerk, of bijna continu beeldschermgebruik op de meeste dagen.	7
Totaal (Band 6: 396 tot 465)			423