Meneja wa ofisi ya watendaji

Daraja la 6 · Msaidizi wa mtendaji · Alama 423 za tathmini ya kazi

Tafsiri hii ilifanywa kutoka Kiingereza na msaidizi wa akili bandia na bado haijakaguliwa na mzungumzaji asilia. Nukuu kutoka UK GDaD PCF (Mfumo wa Uwezo wa Taaluma ya Kidijitali na Data wa Serikali ya Uingereza) na ESCO zinabaki kwa Kiingereza.

Husimamia ofisi ya watendaji, wafanyakazi wake na mzunguko wake wa shughuli, na kuhakikisha timu ya watendaji na bodi zinasaidiwa vizuri.

Wajibu

Kusimamia timu ya ofisi ya watendaji, akiweka vipaumbele na kusaidia maendeleo yao.
Kupanga mzunguko wa shughuli wa timu ya watendaji, ikiwemo mipango ya mbele na nyaraka.
Kuhakikisha maelezo mafupi, nyaraka na barua ni sahihi, za wakati na zenye uamuzi mzuri.
Kuratibu majibu ya watendaji kwa mambo ya dharura, kama vile matukio makubwa na maulizo.
Kusimamia bajeti na mifumo ya ofisi ya watendaji.
Kuboresha michakato na zana za ofisi ya watendaji.

Ujuzi

Ujuzi	Kiwango kinachotarajiwa	Kiwango hiki kinamaanisha nini
Usimamizi wa shajara na mikutanoMarejeleo haya	Bingwa (4)	Unaweza: kuendesha mzunguko wa shughuli wa timu ya watendaji wakuu kuhakikisha muda wa viongozi wakuu unaelekezwa kwenye vipaumbele vya taasisi
Ushughulikiaji wa barua na maulizoMarejeleo haya	Bingwa (4)	Unaweza: kuweka mchakato na viwango vya barua za watendaji wakuu kushughulikia barua nyeti zaidi, ikiwemo na wadhibiti, washirika na vyombo vya habari
Kuandika muhtasari wa vikao na kumbukumbu za mikutanoMarejeleo haya	Mtaalamu (3)	Unaweza: kuandika muhtasari rasmi wa mikutano ya bodi na kamati, ikiwemo majadiliano tata au yenye mabishano kutunza kumbukumbu rasmi za mikutano zinazostahimili ukaguzi na uchunguzi rasmi kuwashauri wenyeviti kuhusu kile ambacho kumbukumbu inapaswa kuonyesha
Usimamizi wa kampuni na utiifuMarejeleo haya	Utendaji (2)	Unaweza: kusaidia mikutano ya kamati, nyaraka na muhtasari wa vikao kuweka madaftari ya usimamizi yakiwa ya kisasa
Usimamizi wa watuMarejeleo haya	Mtaalamu (3)	Unaweza: kusimamia timu moja kwa moja, ukiweka malengo na kuendesha tathmini za utendaji kusaidia ustawi na kusimamia mahudhurio, utendaji na mwenendo kupanga maendeleo ya timu na urithi wa nafasi
Usimamizi wa bajetiMarejeleo haya	Utendaji (2)	Unaweza: kufuatilia matumizi dhidi ya bajeti ndogo na kuibua tofauti kuidhinisha matumizi ndani ya kikomo chako
Stakeholder relationship managementUK GDaD PCF	Mtaalamu (3)	You can: work with the team to develop and maintain an understanding of stakeholders work with the team to develop and implement stakeholder communications strategies identify and resolve issues, influence stakeholders and manage relationships effectively build long-term strategic relationships and communicate clearly and regularly with stakeholders
PlanningUK GDaD PCF	Mtaalamu (3)	You can: understand the environment and prioritise the most important or high value tasks use data to inform planning manage complex internal and external dependencies provide delivery confidence remove blockers or impediments that affect plans and can develop a plan for difficult situations ensure that teams plan appropriately for their capacity

Sifa na uzoefu wa kawaida

Uzoefu mpana wa msaada wa kiutendaji na usimamizi wa ofisi, katika kiwango kinacholingana na shahada.

Muhtasari wa Daraja la 6

Maarifa: Ujuzi maalumu katika taratibu mbalimbali, uliojengwa kwa mafunzo ya ziada au uzoefu.
Uhuru wa kutenda: Hufanya kazi kwa kujitegemea; hufasiri sera kwa eneo lake; hutafuta ushauri kwa masuala magumu.
Wigo: Bidhaa, huduma, au mkondo wa kazi.
Uongozi: Anaweza kuongoza timu ndogo au kuwa mshauri wa wenzake.
Uwajibikaji: Matokeo ya mkondo wake wa kazi na ubora wa ushauri anaotoa.

Tathmini ya kazi (ya kielelezo)

Kigezo	Kiwango	Muhtasari wa kiwango	Alama
Ujuzi wa mawasiliano na kujenga mahusiano	5	Hutoa taarifa tata sana au zenye utata zinazohitaji ujuzi uliokuzwa wa ushawishi na majadiliano, hutoa mawasilisho kwa makundi makubwa, au huwasiliana palipo na vikwazo vikubwa vya ukubalifu.	45
Maarifa, mafunzo na uzoefu	5	Utaalamu katika fani maalumu, unaoungwa mkono na nadharia au uzoefu wa vitendo (kiwango cha shahada au kinacholingana).	120
Ujuzi wa uchambuzi na uamuzi	4	Hufanya maamuzi kuhusu ukweli au hali tata zinazohitaji uchambuzi, ufasiri na ulinganisho wa chaguzi.	42
Ujuzi wa kupanga na kuratibu	4	Hupanga shughuli au mikakati tata ya aina nyingi, akiirekebisha inapohitajika.	42
Ujuzi wa kimwili	3	Ujuzi uliokuzwa unaohitaji kasi au usahihi, kama vile matumizi ya hali ya juu ya kibodi.	27
Wajibu wa huduma kwa wagonjwa na wateja	1	Huwasaidia wagonjwa, wateja au ndugu wakati wa mawasiliano ya bahati.	4
Wajibu wa sera na uendelezaji wa huduma	3	Hutekeleza sera za eneo lake na kupendekeza mabadiliko yanayoathiri maeneo mengine.	21
Wajibu wa rasilimali za fedha na mali	3	Huidhinisha malipo, hununua baadhi ya mali au vifaa, hufuatilia au husimamia bajeti iliyokabidhiwa, au hutunza mali.	21
Wajibu kwa watu	3	Husimamia kundi la wafanyakazi kila siku, hufundisha mafunzo ya msingi au maalumu, au hutoa ushauri wa msingi wa rasilimali watu.	21
Wajibu wa rasilimali za taarifa	3	Huandika muhtasari rasmi wa vikao, mara kwa mara huandika ripoti au hoja za data, au hutunza mifumo ya taarifa kama jukumu muhimu.	16
Wajibu wa utafiti na maendeleo	1	Hufanya tafiti au ukaguzi kwa ajili ya kazi yake; mara kwa mara hushiriki katika utafiti au majaribio.	5
Uhuru wa kutenda	4	Matokeo yamebainishwa, lakini mwenye nafasi huamua jinsi ya kuyafikia, ndani ya sera pana.	32
Juhudi za kimwili	1	Kukaa, kusimama na kutembea, kwa juhudi ndogo ya kimwili.	3
Juhudi za kiakili	3	Umakini wa mara kwa mara kwenye kazi isiyotabirika, au umakini wa muda mrefu mara chache.	12
Juhudi za kihisia	1	Kukumbana mara chache, au kukumbana kwa njia isiyo ya moja kwa moja mara chache, na hali zenye kusikitisha.	5
Mazingira ya kazi	2	Mazingira yasiyopendeza mara chache, safari za mara kwa mara au kazi za nje, au matumizi ya skrini karibu bila kikomo siku nyingi.	7
Jumla (Daraja la 6: 396 hadi 465)			423