Senior chefsassistent

Band 5 · Ledningsassistent · 346 poäng i arbetsvärdering

Den här texten har översatts från engelska av en AI-assistent och har ännu inte granskats av en modersmålstalare. Citat från ramverket för digitala och datarelaterade yrkesroller i Storbritanniens regering (UK GDaD PCF) och från ESCO står kvar på engelska.

Ger den verkställande direktören, ordföranden eller en verkställande direktör chefsstöd och samordnar verksamheten i deras kansli.

Ansvar

Förvalta kalendern och prioriteringarna för den verkställande direktören eller en verkställande direktör.
Hantera känslig korrespondens, inklusive klagomål och frågor från partner och tillsynsmyndigheter.
Samordna ledningsgruppens möten, underlag och åtgärdsloggar.
Föra formella protokoll vid ledningens möten och kommittémöten.
Följa upp åtaganden och tidsfrister i ledningskansliet och driva på framsteg.
Leda andra assistenter och vikariera över ledningskansliet.

Färdigheter

Färdighet	Förväntad nivå	Vad den här nivån innebär
Kalender- och mötesadministrationDen här referensen	Erfaren (3)	Du kan: hantera en senior ledares kalender och sätta prioriteringar tillsammans med hen avgöra vad som kräver ledarens tid och vad andra kan hantera planera det årliga mötesschemat för en styrelse eller ledningsgrupp
Hantering av korrespondens och förfrågningarDen här referensen	Erfaren (3)	Du kan: hantera korrespondens för en senior ledare, inklusive känsliga brev och klagomålsbrev utkasta svar som kräver takt, korrekthet och omdöme se till att svar uppfyller tidsfrister
Protokollföring och mötesjournalerDen här referensen	Erfaren (3)	Du kan: föra formella protokoll vid styrelse- och kommittémöten, inklusive komplexa eller omstridda diskussioner föra formella mötesjournaler som håller för revision och utredning ge ordföranden råd om vad journalen bör visa
Digitala kontorsverktygDen här referensen	Erfaren (3)	Du kan: bygga mallar, uppföljare och enkla automatiserade arbetsflöden göra dokument tillgängliga för alla hjälpa kollegor att få ut mesta möjliga av kontorsverktygen
Organisationsstyrning och efterlevnadDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: stödja kommittémöten, handlingar och protokoll hålla styrningsregister uppdaterade
Informationsstyrning och dataskyddDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: tillämpa dataskyddsprinciperna i ditt arbete bidra till konsekvensbedömningar avseende dataskydd hantera informationsbegäranden och journaler korrekt
Communicating informationUK GDaD PCF	Erfaren (3)	You can: work collaboratively in a group and build relationships with others identify issues through Agile 'health checks' and work with others to address them manage stakeholder expectations be flexible and capable of proactive and reactive communication host or moderate difficult discussions within the team or with senior stakeholders
Stakeholder relationship managementUK GDaD PCF	Tillämpande (2)	You can: identify important stakeholders and communicate with them clearly and regularly tailor communication to stakeholders' needs and work with them to build relationships while meeting user needs build and reach consensus with stakeholders work to improve stakeholder relationships using evidence to explain decisions

Typiska kvalifikationer och erfarenhet

Omfattande erfarenhet av chefsstöd, på en nivå motsvarande en examen.

Beskrivning av band 5

Kunskap: Professionell eller teknisk kunskap, vanligen genom en examen eller motsvarande erfarenhet.
Självständighet: Arbetar mot breda mål inom professionella standarder; planerar sitt eget arbete.
Omfattning: Eget professionellt arbete inom ett team eller en produkt.
Ledarskap: Kan vägleda och granska arbetet hos stödpersonal och lärlingar.
Ansvarighet: Kvaliteten på det egna professionella arbetet.

Arbetsvärdering (exempel)

Faktor	Nivå	Sammanfattning av nivån	Poäng
Kommunikations- och relationsfärdigheter	4	Ger komplex, känslig eller omstridd information som kräver övertalnings-, förhandlings- eller utbildningsförmåga, eller mycket komplex information.	32
Kunskap, utbildning och erfarenhet	5	Expertis inom en specialisering, underbyggd av teori eller praktisk erfarenhet (examensnivå eller motsvarande).	120
Analytiska färdigheter och omdöme	3	Bedömningar av en rad fakta eller situationer som kräver analys eller jämförelse av alternativ.	27
Planerings- och organisationsförmåga	3	Planerar flera komplexa aktiviteter och justerar planerna vid behov.	27
Fysiska färdigheter	3	Utvecklade färdigheter som kräver snabbhet eller noggrannhet, såsom avancerad tangentbordsanvändning.	27
Ansvar för patient- och klientvård	1	Hjälper patienter, klienter eller anhöriga vid tillfällig kontakt.	4
Ansvar för policy- och tjänsteutveckling	2	Genomför policyer för det egna området och föreslår förändringar av dess praxis.	12
Ansvar för ekonomiska och fysiska resurser	2	Hanterar kontanter eller värdesaker, tar hand om utrustning som används av andra, kontrollerar lager eller attesterar små betalningar.	12
Ansvar för människor	2	Handleder eller samordnar personal i det dagliga arbetet, utbildar andra regelbundet eller ger grundläggande HR-råd.	12
Ansvar för informationsresurser	3	För formella protokoll, skriver regelbundet rapporter eller frågor eller underhåller informationssystem som en betydande uppgift.	16
Ansvar för forskning och utveckling	1	Genomför enkäter eller revisioner för det egna arbetet; deltar ibland i forskning eller testning.	5
Handlingsfrihet	3	Följer definierade policyer och förfaranden; arbetet styrs snarare än handleds.	21
Fysisk ansträngning	2	Sitter eller står ofta i en begränsad position, eller gör tillfälligt lätta till måttliga ansträngningar.	7
Mental ansträngning	3	Ofta koncentration på oförutsägbart arbete, eller tillfällig långvarig koncentration.	12
Känslomässig ansträngning	1	Sällsynt exponering, eller tillfällig indirekt exponering, för påfrestande omständigheter.	5
Arbetsförhållanden	2	Tillfälliga obehagliga förhållanden, frekventa resor eller utomhusarbete, eller nästan oavbruten skärmanvändning de flesta dagar.	7
Summa (band 5: 326 till 395)			346