Trợ lý điều hành cao cấp

Bậc 5 · Trợ lý điều hành · 346 điểm đánh giá công việc

Bản dịch này được trợ lý AI dịch từ tiếng Anh và chưa được người bản ngữ rà soát. Các đoạn trích từ UK GDaD PCF (Khung năng lực nghề nghiệp kỹ thuật số và dữ liệu của Chính phủ Anh) và ESCO được giữ nguyên bằng tiếng Anh.

Cung cấp hỗ trợ điều hành cho giám đốc điều hành, chủ tịch hoặc một giám đốc điều hành, và điều phối công việc của văn phòng họ.

Trách nhiệm

Quản lý lịch và các ưu tiên của giám đốc điều hành hoặc một giám đốc điều hành.
Xử lý thư từ nhạy cảm, kể cả khiếu nại và yêu cầu từ đối tác và cơ quan quản lý.
Điều phối các cuộc họp, tài liệu và nhật ký hành động của ban điều hành.
Lập biên bản chính thức cho các cuộc họp của ban điều hành và ủy ban.
Theo dõi các cam kết và thời hạn trong văn phòng điều hành và thúc đẩy tiến độ.
Giám sát các trợ lý khác và làm thay trong văn phòng điều hành.

Kỹ năng

Kỹ năng	Mức kỳ vọng	Ý nghĩa của mức này
Quản lý lịch và cuộc họpTài liệu tham khảo này	Thành thạo (3)	Bạn có thể: quản lý lịch của một lãnh đạo cấp cao, cùng họ đặt thứ tự ưu tiên quyết định việc nào cần thời gian của họ và việc nào người khác có thể xử lý lập kế hoạch chu kỳ họp hằng năm cho một hội đồng hoặc nhóm lãnh đạo
Xử lý thư từ và yêu cầuTài liệu tham khảo này	Thành thạo (3)	Bạn có thể: quản lý thư từ cho một lãnh đạo cấp cao, kể cả các thư nhạy cảm và thư khiếu nại soạn thảo các phản hồi cần sự khéo léo, chính xác và phán đoán bảo đảm các phản hồi đáp ứng thời hạn
Lập biên bản và hồ sơ cuộc họpTài liệu tham khảo này	Thành thạo (3)	Bạn có thể: lập biên bản chính thức cho các cuộc họp của hội đồng và ủy ban, kể cả các cuộc thảo luận phức tạp hoặc gây tranh cãi lưu giữ hồ sơ cuộc họp chính thức đủ sức chịu được kiểm toán và điều tra tư vấn cho chủ tọa về những gì hồ sơ nên thể hiện
Công cụ văn phòng sốTài liệu tham khảo này	Thành thạo (3)	Bạn có thể: xây dựng mẫu, bảng theo dõi và các quy trình tự động đơn giản làm cho tài liệu dễ tiếp cận với mọi người giúp đồng nghiệp khai thác tối đa các công cụ văn phòng
Quản trị và tuân thủ của doanh nghiệpTài liệu tham khảo này	Vận dụng (2)	Bạn có thể: hỗ trợ các cuộc họp ủy ban, tài liệu họp và biên bản cập nhật các sổ đăng ký quản trị
Quản trị thông tin và bảo vệ dữ liệuTài liệu tham khảo này	Vận dụng (2)	Bạn có thể: áp dụng các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu vào công việc của bạn đóng góp vào các đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu xử lý đúng các yêu cầu về thông tin và hồ sơ
Communicating informationUK GDaD PCF	Thành thạo (3)	You can: work collaboratively in a group and build relationships with others identify issues through Agile 'health checks' and work with others to address them manage stakeholder expectations be flexible and capable of proactive and reactive communication host or moderate difficult discussions within the team or with senior stakeholders
Stakeholder relationship managementUK GDaD PCF	Vận dụng (2)	You can: identify important stakeholders and communicate with them clearly and regularly tailor communication to stakeholders' needs and work with them to build relationships while meeting user needs build and reach consensus with stakeholders work to improve stakeholder relationships using evidence to explain decisions

Trình độ và kinh nghiệm thông thường

Có kinh nghiệm sâu rộng về hỗ trợ điều hành, ở mức tương đương bằng đại học.

Mô tả Bậc 5

Kiến thức: Kiến thức chuyên môn hoặc kỹ thuật, thường có từ bằng đại học hoặc kinh nghiệm tương đương.
Quyền tự chủ: Làm việc theo các mục tiêu chung trong khuôn khổ chuẩn mực nghề nghiệp; tự lập kế hoạch công việc.
Phạm vi: Công việc chuyên môn của bản thân trong một nhóm hoặc sản phẩm.
Lãnh đạo: Có thể hướng dẫn và kiểm tra công việc của nhân viên hỗ trợ và học viên học nghề.
Trách nhiệm giải trình: Chất lượng công việc chuyên môn của bản thân.

Đánh giá công việc (minh họa)

Yếu tố	Mức	Tóm tắt mức	Điểm
Kỹ năng giao tiếp và xây dựng quan hệ	4	Truyền đạt thông tin phức tạp, nhạy cảm hoặc gây tranh cãi cần kỹ năng thuyết phục, đàm phán hoặc đào tạo, hoặc thông tin rất phức tạp.	32
Kiến thức, đào tạo và kinh nghiệm	5	Chuyên môn trong một lĩnh vực chuyên sâu, dựa trên lý thuyết hoặc kinh nghiệm thực tế (trình độ đại học hoặc tương đương).	120
Kỹ năng phân tích và đánh giá	3	Đánh giá dựa trên nhiều dữ kiện hoặc tình huống cần phân tích hoặc so sánh các phương án.	27
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức	3	Lập kế hoạch cho nhiều hoạt động phức tạp, điều chỉnh kế hoạch khi cần.	27
Kỹ năng thể chất	3	Kỹ năng đã phát triển, cần tốc độ hoặc độ chính xác, như dùng bàn phím ở mức nâng cao.	27
Trách nhiệm chăm sóc bệnh nhân và khách hàng	1	Giúp đỡ bệnh nhân, khách hàng hoặc người thân trong những lần tiếp xúc ngẫu nhiên.	4
Trách nhiệm phát triển chính sách và dịch vụ	2	Thực hiện chính sách cho lĩnh vực của mình và đề xuất thay đổi cách làm trong lĩnh vực đó.	12
Trách nhiệm về nguồn lực tài chính và vật chất	2	Xử lý tiền mặt hoặc vật có giá trị, trông coi thiết bị do người khác sử dụng, kiểm soát hàng tồn kho hoặc phê duyệt các khoản thanh toán nhỏ.	12
Trách nhiệm đối với con người	2	Giám sát hoặc điều phối nhân viên hằng ngày, thường xuyên đào tạo người khác, hoặc tư vấn nhân sự cơ bản.	12
Trách nhiệm về nguồn lực thông tin	3	Lập biên bản chính thức, thường xuyên viết báo cáo hoặc truy vấn, hoặc duy trì các hệ thống thông tin như một nhiệm vụ quan trọng.	16
Trách nhiệm nghiên cứu và phát triển	1	Thực hiện khảo sát hoặc kiểm toán cho công việc của mình; thỉnh thoảng tham gia nghiên cứu hoặc kiểm thử.	5
Quyền tự chủ hành động	3	Làm theo các chính sách và quy trình đã xác định; công việc được quản lý thay vì giám sát.	21
Nỗ lực thể chất	2	Thường xuyên ngồi hoặc đứng ở tư thế bị hạn chế, hoặc thỉnh thoảng cần sức nhẹ đến vừa.	7
Nỗ lực trí tuệ	3	Thường xuyên tập trung vào công việc khó dự đoán, hoặc thỉnh thoảng phải tập trung kéo dài.	12
Nỗ lực cảm xúc	1	Hiếm khi tiếp xúc, hoặc thỉnh thoảng tiếp xúc gián tiếp, với hoàn cảnh gây đau buồn.	5
Điều kiện làm việc	2	Thỉnh thoảng gặp điều kiện khó chịu, thường xuyên đi công tác hoặc làm việc ngoài trời, hoặc dùng màn hình gần như liên tục trong hầu hết các ngày.	7
Tổng (Bậc 5: 326 đến 395)			346