Msimamizi mwandamizi wa ofisi

Daraja la 4 · Msimamizi wa ofisi · Alama 277 za tathmini ya kazi

Tafsiri hii ilifanywa kutoka Kiingereza na msaidizi wa akili bandia na bado haijakaguliwa na mzungumzaji asilia. Nukuu kutoka UK GDaD PCF (Mfumo wa Uwezo wa Taaluma ya Kidijitali na Data wa Serikali ya Uingereza) na ESCO zinabaki kwa Kiingereza.

Huongoza utawala wa huduma au kurugenzi, akisimamia wasimamizi wengine wa ofisi na kuboresha michakato ya kiutawala.

Wajibu

Kuratibu huduma ya kiutawala ya kurugenzi, akigawa kazi kwa wasimamizi wa ofisi.
Kuandika muhtasari rasmi wa vikao vya usimamizi na vya programu.
Kuandika na kuboresha taratibu na violezo vya kiutawala.
Kutoa ripoti kutoka kwenye zana za ufuatiliaji na mifumo kwa mameneja.
Kufuatilia matumizi ya bajeti za kiutawala na kuibua tofauti.
Kuwafunza na kuwasimamia wasimamizi wa ofisi na wanagenzi.

Ujuzi

Ujuzi	Kiwango kinachotarajiwa	Kiwango hiki kinamaanisha nini
Utawala wa ofisiMarejeleo haya	Mtaalamu (3)	Unaweza: kupanga msaada wa kiutawala kwa huduma au kurugenzi kuandika na kuboresha taratibu za kiutawala kuwafunza wasimamizi wengine wa ofisi na kukagua kazi zao
Zana za ofisi za kidijitaliMarejeleo haya	Mtaalamu (3)	Unaweza: kujenga violezo, zana za ufuatiliaji na mtiririko rahisi wa kazi unaojiendesha kufanya nyaraka zifikike kwa kila mtu kuwasaidia wenzako kunufaika zaidi na zana za ofisi
Ushughulikiaji wa barua na maulizoMarejeleo haya	Utendaji (2)	Unaweza: kushughulikia mwenyewe barua na maulizo ya kawaida kuandaa rasimu za barua na majibu kwa wengine kutia sahihi kutunza kumbukumbu za barua na kufuatilia majibu
Usimamizi wa shajara na mikutanoMarejeleo haya	Utendaji (2)	Unaweza: kusimamia shajara za timu, ukitatua migongano ya ratiba kupanga safari, matukio na mikutano na washirika wa nje kuhakikisha nyaraka na hatua zimeandaliwa kabla ya mikutano
Kuandika muhtasari wa vikao na kumbukumbu za mikutanoMarejeleo haya	Mtaalamu (3)	Unaweza: kuandika muhtasari rasmi wa mikutano ya bodi na kamati, ikiwemo majadiliano tata au yenye mabishano kutunza kumbukumbu rasmi za mikutano zinazostahimili ukaguzi na uchunguzi rasmi kuwashauri wenyeviti kuhusu kile ambacho kumbukumbu inapaswa kuonyesha
Usimamizi wa taarifa na ulinzi wa dataMarejeleo haya	Utendaji (2)	Unaweza: kutumia kanuni za ulinzi wa data kwenye kazi yako kuchangia tathmini za athari za ulinzi wa data kushughulikia maombi ya taarifa na kumbukumbu kwa usahihi
Usimamizi wa watuMarejeleo haya	Utendaji (2)	Unaweza: kusimamia kazi za kila siku na kutoa maoni kushiriki katika uajiri na utambulisho wa wafanyakazi wapya kufanya mazungumzo ya mara kwa mara ya mmoja kwa mmoja
Usimamizi wa bajetiMarejeleo haya	Uelewa (1)	Unaweza: kufuata kanuni za matumizi na kuagiza kueleza jinsi kazi yako inavyofadhiliwa

Sifa na uzoefu wa kawaida

Uzoefu mkubwa wa kiutawala, katika kiwango kinacholingana na stashahada.

Muhtasari wa Daraja la 4

Maarifa: Ujuzi wa kina wa eneo la kazi, kwa kawaida kutokana na stashahada, uanagenzi, au uzoefu unaolingana.
Uhuru wa kutenda: Hufanya kazi ndani ya miongozo; hutatua matatizo mengi ya kila siku; meneja anapatikana kwa ushauri.
Wigo: Kazi yake na huduma au mchakato uliobainishwa.
Uongozi: Anaweza kusimamia timu ndogo au kuratibu kazi za wengine.
Uwajibikaji: Utoaji wa huduma au mchakato uliobainishwa.

Tathmini ya kazi (ya kielelezo)

Kigezo	Kiwango	Muhtasari wa kiwango	Alama
Ujuzi wa mawasiliano na kujenga mahusiano	3	Hutoa taarifa za kawaida zinazohitaji busara au ushawishi, au taarifa tata au nyeti, au mafunzo rahisi kwa makundi.	21
Maarifa, mafunzo na uzoefu	4	Taratibu mbalimbali, nyingi zikiwa si za kawaida, zinazohitaji nadharia ya kati (kwa mfano stashahada au uzoefu unaolingana).	88
Ujuzi wa uchambuzi na uamuzi	3	Hufanya maamuzi kuhusu ukweli au hali mbalimbali zinazohitaji uchambuzi au ulinganisho wa chaguzi.	27
Ujuzi wa kupanga na kuratibu	2	Hupanga kazi au shughuli rahisi, baadhi zikiendelea.	15
Ujuzi wa kimwili	3	Ujuzi uliokuzwa unaohitaji kasi au usahihi, kama vile matumizi ya hali ya juu ya kibodi.	27
Wajibu wa huduma kwa wagonjwa na wateja	1	Huwasaidia wagonjwa, wateja au ndugu wakati wa mawasiliano ya bahati.	4
Wajibu wa sera na uendelezaji wa huduma	2	Hutekeleza sera za eneo lake na kupendekeza mabadiliko ya mazoea yake.	12
Wajibu wa rasilimali za fedha na mali	2	Hushughulikia fedha taslimu au vitu vya thamani, hutunza vifaa vinavyotumiwa na wengine, hudhibiti akiba ya bidhaa, au huidhinisha malipo madogo.	12
Wajibu kwa watu	2	Husimamia au huratibu wafanyakazi kila siku, hufunza wengine mara kwa mara, au hutoa ushauri wa msingi wa rasilimali watu.	12
Wajibu wa rasilimali za taarifa	3	Huandika muhtasari rasmi wa vikao, mara kwa mara huandika ripoti au hoja za data, au hutunza mifumo ya taarifa kama jukumu muhimu.	16
Wajibu wa utafiti na maendeleo	1	Hufanya tafiti au ukaguzi kwa ajili ya kazi yake; mara kwa mara hushiriki katika utafiti au majaribio.	5
Uhuru wa kutenda	2	Hufuata taratibu za kawaida na mifano ya awali; kwa kawaida kuna mtu wa kuuliza; kazi inaweza kukaguliwa.	12
Juhudi za kimwili	2	Kukaa au kusimama mara kwa mara katika nafasi finyu, au juhudi nyepesi hadi za wastani mara chache.	7
Juhudi za kiakili	2	Umakini wa mara kwa mara kwenye kazi inayotabirika, au umakini wa mara chache kwenye kazi isiyotabirika.	7
Juhudi za kihisia	1	Kukumbana mara chache, au kukumbana kwa njia isiyo ya moja kwa moja mara chache, na hali zenye kusikitisha.	5
Mazingira ya kazi	2	Mazingira yasiyopendeza mara chache, safari za mara kwa mara au kazi za nje, au matumizi ya skrini karibu bila kikomo siku nyingi.	7
Jumla (Daraja la 4: 271 hadi 325)			277