Administrativ assistent

Band 2 · Administratör · 176 poäng i arbetsvärdering

Den här texten har översatts från engelska av en AI-assistent och har ännu inte granskats av en modersmålstalare. Citat från ramverket för digitala och datarelaterade yrkesroller i Storbritanniens regering (UK GDaD PCF) och från ESCO står kvar på engelska.

Utför rutinmässiga administrativa uppgifter för ett team enligt fastställda rutiner, med handledning i närheten.

Ansvar

Besvara samtal och mejl, ta emot korrekta meddelanden och föra förfrågningar vidare till rätt person.
Föra in och uppdatera data korrekt i teamets system.
Arkivera och skanna dokument och hålla delade mappar i ordning.
Boka möten och lokaler och skicka ut underlag.
Beställa pappersvaror och förnödenheter enligt fastställda rutiner.

Färdigheter

Färdighet	Förväntad nivå	Vad den här nivån innebär
KontorsadministrationDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: följa kontorsrutiner för arkivering, beställningar och datainmatning föra korrekta register över ditt eget arbete
Digitala kontorsverktygDen här referensen	Tillämpande (2)	Du kan: ta fram välformaterade dokument och presentationer snabbt och korrekt använda kalkylblad för att sortera, filtrera och sammanfatta data använda samarbetsverktyg för att hantera delade dokument och versioner
Hantering av korrespondens och förfrågningarDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: besvara samtal och e-post artigt och ta korrekta meddelanden föra förfrågningar vidare till rätt person
Kalender- och mötesadministrationDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: boka möten och lokaler med organisationens verktyg skicka kallelser och handlingar i tid
Informationsstyrning och dataskyddDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: följa organisationens regler för hantering av personuppgifter och hälsoinformation känna igen och rapportera ett dataintrång eller ett nästan-tillbud
Förståelse för hälso- och sjukvårdstjänsterDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: beskriva hälso- och sjukvårdssystemets huvuddelar och de tjänster organisationen stöder förklara varför patientsäkerhet och sekretess är viktiga i ditt arbete
Likabehandling, mångfald och inkluderingDen här referensen	Medvetenhet (1)	Du kan: behandla kollegor, patienter och allmänheten med värdighet och respekt följa policyer för likabehandling och inkludering

Typiska kvalifikationer och erfarenhet

God läs- och skrivförmåga, räknefärdighet och tangentbordskunskaper.

Beskrivning av band 2

Kunskap: Känner till rutinerna och förfarandena inom arbetsområdet; kan ha en kvalifikation på ingångsnivå.
Självständighet: Arbetar enligt fastställda förfaranden, med handledning tillgänglig.
Omfattning: Egna uppgifter inom ett team.
Ledarskap: Kan visa nyanställda rutinuppgifter.
Ansvarighet: Kvalitet och punktlighet i det egna rutinarbetet.

Arbetsvärdering (exempel)

Faktor	Nivå	Sammanfattning av nivån	Poäng
Kommunikations- och relationsfärdigheter	3	Ger rutinmässig information som kräver takt eller övertalning, eller komplex eller känslig information, eller enkel utbildning för grupper.	21
Kunskap, utbildning och erfarenhet	2	En rad rutinförfaranden, som lärs in genom utbildning på arbetsplatsen och introduktion.	36
Analytiska färdigheter och omdöme	2	Bedömningar av fakta eller situationer, där vissa kräver analys.	15
Planerings- och organisationsförmåga	1	Organiserar det egna dagliga arbetet.	6
Fysiska färdigheter	3	Utvecklade färdigheter som kräver snabbhet eller noggrannhet, såsom avancerad tangentbordsanvändning.	27
Ansvar för patient- och klientvård	1	Hjälper patienter, klienter eller anhöriga vid tillfällig kontakt.	4
Ansvar för policy- och tjänsteutveckling	1	Följer policyer som andra har fastställt; kan lämna synpunkter på förändringar.	5
Ansvar för ekonomiska och fysiska resurser	1	Tar personligt hand om utrustning och resurser som används i det egna arbetet.	5
Ansvar för människor	1	Visar nya eller mindre erfarna kollegor hur man utför det egna arbetet.	5
Ansvar för informationsresurser	2	Matar in eller lagrar data som sammanställts av andra, eller skriver ibland rapporter eller frågor.	9
Ansvar för forskning och utveckling	1	Genomför enkäter eller revisioner för det egna arbetet; deltar ibland i forskning eller testning.	5
Handlingsfrihet	2	Följer standardförfaranden och prejudikat; någon finns vanligen tillgänglig att fråga; arbetet kan kontrolleras.	12
Fysisk ansträngning	2	Sitter eller står ofta i en begränsad position, eller gör tillfälligt lätta till måttliga ansträngningar.	7
Mental ansträngning	2	Ofta koncentration på förutsägbart arbete, eller tillfällig koncentration på oförutsägbart arbete.	7
Känslomässig ansträngning	1	Sällsynt exponering, eller tillfällig indirekt exponering, för påfrestande omständigheter.	5
Arbetsförhållanden	2	Tillfälliga obehagliga förhållanden, frekventa resor eller utomhusarbete, eller nästan oavbruten skärmanvändning de flesta dagar.	7
Summa (band 2: 161 till 215)			176

Fysiska färdigheter poängsätts på nivå 3 för avancerade tangentbordskunskaper, med snabbhet och noggrannhet vid skrivning och datainmatning.